Ochrana osobních údajů

Kdo jsme a proč se na vás toto oznámení o ochraně osobních údajů vztahuje?

Volt Europa je panevropská politická strana. Společně s našimi podorganizacemi a přidruženými organizacemi (kterým říkáme “chapters”) tvoříme „Volt“. Ve Voltu respektujeme vaše soukromí a zavazujeme se spravovat vaše osobní údaje férově a bezpečně.

Toto Oznámení o ochraně osobních údajů se vztahuje na:

  • Uživatele našich webových stránek, služeb či nástrojů, nebo kohokoliv, kdo s námi komunikuje („Externí uživatelé“); a

  • Členy Voltu a další osoby s přístupem na naše interní platformy, včetně zaměstnanců, externistů a některých podporovatelů („Interní uživatelé“).

Toto Oznámení o ochraně osobních údajů vás informuje, proč a jak zpracováváme osobní údaje našich Externích a Interních uživatelů („vás“).

V závislosti na interakci s námi, a pokud není uvedeno jinak, je Volt Europa nebo kterákoliv z jejích chapters odpovědnou entitou nebo správcem údajů pro zpracování vašich osobních údajů, jak je popsáno v tomto Oznámení o ochraně osobních údajů.

Obsah tohoto Oznámení o ochraně osobních údajů

  • Jaké osobní údaje zpracováváme?

  • Za jakými účely?

  • Právní základ

  • Kdy údaje shromažďujeme?

  • Jak údaje ukládáme a na jak dlouho?

  • Jak osobní údaje sdílíme, kdo má přístup k vašim osobním údajům?

  • Jaká máte práva?

  • Cookies

  • Jak nás kontaktovat

  • Jak podat stížnost

Jaké osobní údaje zpracováváme?

Zpracováváme osobní údaje, které od vás získáme přímo nebo v určitých případech od třetích stran, agentur a veřejných zdrojů. V tomto oznámení termín "osobní údaje" označuje jakékoli informace, které se týkají identifikované nebo identifikovatelné osoby. Mezi tyto údaje může patřit vaše jméno, adresa, e-mailová adresa, IP adresa, datum narození atd.

Pro Externí uživatele

V závislosti na tom, jak s námi komunikujete, zpracováváme následující osobní údaje:

  • Kontaktní nebo identifikační údaje, jako je jméno, adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa, země pobytu, stejně jako firma nebo bydliště.

  • Platební údaje, jako jsou bankovní údaje a další data nezbytná k odesílání a přijímání plateb.

  • Přihlašovací údaje, jako jsou uživatelská jména, (zašifrovaná) hesla a záznamy o přihlášení.

  • Informace z používání webových stránek a služeb, jako jsou název hostitelského počítače a IP adresa vašeho zařízení, typ a verze prohlížeče, operační systém, navštívené stránky, čas a délka návštěvy na webu a web, ze kterého jste na nás byli přesměrováni.

  • Jakákoli jiná data, která jsou buď nezbytná pro poskytování našich služeb nebo podle požadavků zákona.

Pokud nám v určitých kontextech odmítnete poskytnout některá data (nebo souhlas se zpracováním vašich údajů), nemusíte mít možnost využívat nebo těžit z těchto služeb či nástrojů.

Pro Interní uživatele

Níže naleznete seznam kategorií osobních údajů, které může Volt zpracovávat. Zda se konkrétní kategorie na vás vztahuje, závisí na vaší interakci s Voltem (například jinak to bude v případě, že jste členem nebo zaměstnancem Voltu).

  • Identifikační údaje: jméno, datum a místo narození, věk, rodinný stav, jazyk, národnost, pohlaví.

  • Kontaktní údaje: telefonní číslo, osobní e-mail, adresa, údaje pro kontakt v případě nouze.

  • Údaje o členství: datum žádosti, datum vstupu, členství v týmech, údaje o vašich dovednostech, preference v dobrovolnictví a interakce s ostatními.

  • Finanční údaje: bankovní údaje.

  • Obsah generovaný uživatelem: například příspěvky do fór, wiki a jiných aplikací a služeb na sociálních sítích, které poskytujeme nebo používáme.

  • Údaje o používání IT: údaje o používání IT prostředků, jako je uživatelské jméno, název počítače, e-maily, internetový provoz, údaje o používání pevných a mobilních telefonů.

Pro (potenciální) zaměstnance to může zahrnovat i následující:

Další identifikační a osobní údaje: identifikační čísla (např. číslo osobního dokladu nebo IČO), číslo národního pojištění nebo ekvivalent v dané zemi, status pracovního a pobytového povolení, informace o zaměstnaneckých benefitech, závislé osoby a složení rodiny.

Údaje o kariéře: délka pracovního poměru, vzdělání, školení, profil kompetencí, odborná zkušenost, osobní údaje obsažené v motivačních dopisech, životopisech a žádostech o zaměstnání.

Údaje o výkonu smlouvy: přítomnost a absence, hodnocení výkonu, profil talentu, kvalifikace, školení, historie vzdělávání, pracovní výkazy, podrobnosti o služebních cestách a vynaložené náklady.

Ve specifických případech mohou výše uvedené kategorie zahrnovat citlivé nebo zvláštní kategorie osobních údajů, včetně údajů souvisejících se zdravím (například dny nemocenské, informace o zdravotním postižení nebo další údaje potřebné pro řízení zaměstnání), údaje o členství ve straně nebo fotografie.

Kde je to relevantní, uvádíme, proč je nutné nám vaše osobní údaje poskytnout, a co nastane, pokud tyto údaje odmítnete sdílet. Pokud nám poskytnete osobní údaje jiných osob, například nouzových kontaktů nebo příjemců benefitů, měli byste tyto osoby informovat o tom, proč a jak mohou být jejich osobní údaje použity, a požádat je o souhlas. Pokud máte jakékoli dotazy, kontakt najdete v sekci „Jak nás kontaktovat“ níže.

Za jakými účely?

Níže se můžete dozvědět, proč zpracováváme vaše osobní údaje.

Externí úživatel

Vaše osobní údaje zpracováváme pro následující účely nebo v souvislosti s nimi:

Poskytování služeb. Pro provoz, údržbu a zlepšování platforem, které používáme, včetně (ale nejen) komunikačních platforem a webových stránek.

Interní a externí komunikace. Pro zodpovězení vašich dotazů, komentářů, poskytování informací, o které jste požádali nebo o které jste projevili zájem, zasílání zpravodajů a průzkumů a pro zpracování jakýchkoli žádostí. Abychom personalizovali naši komunikaci s vámi, můžeme také použít údaje z předchozích interakcí s námi.

Objednávky. Pro zpracování objednávek produktů a vykonávání s tím souvisejících aktivit, jako je správa faktur.

Podpora. Pro udržování vztahu s vámi, včetně poskytování informací o našich aktivitách, kampaních, akcích a dalších činnostech, případně i formou pozvánek.

Analýza. Pro provádění kvantitativních a kvalitativních analýz. V tomto případě zajistíme, že vaše identita zůstane důvěrná a vaše údaje budou použity výhradně pro výzkum zaměřený na aktivity společnosti Volt.

Politické kampaně. Pro účely politického působení a výzkumu politických strategií, včetně hodnocení efektivity našich politik a kampaní.

Správa. Pro naše každodenní organizační a členské řízení, správu strany, audit a reportování.

Platby a dary. Při provádění plateb nebo darů můžeme k provedení transakce využít zprostředkovatele, který bude jednat jako správce vašich platebních údajů. Stále však budeme zpracovávat údaje o vašich darech, fakturách a účtenkách, abychom vyhověli našim zákonným a fakturačním povinnostem podle platných právních předpisů. Tyto údaje budeme zpracovávat také proto, abychom mohli personalizovat naši komunikaci s vámi. Pokud vaše dary během jednoho roku přesáhnou kumulativní částku 3 000 EUR, musíte také souhlasit s tím, že vaše identita bude veřejně dostupná na našem webu pro zajištění transparentnosti. Pokud tento souhlas neposkytnete, budeme povinni odmítnout váš dar nebo vám jej vrátit snížený o administrativní poplatky, v souladu s naší darovací politikou.

Interní uživatel

Obecně u členů a podporovatelů ukládáme a zpracováváme údaje, které nám poskytnete, abychom vás mohli informovat o aktivitách Voltu a umožnili vám připojit se a zapojit do naší organizace. Konkrétně mohou účely zpracování vašich osobních údajů zahrnovat:

Provoz naší strany: správa našich každodenních obchodních činností poskytováním nástrojů, platforem a systémů včetně sociálních médií a zajištění řádné údržby a správy nástrojů, platforem a systémů využívaných Voltem.

Správa členství: řízení komunikace s členy a vztahů s nimi, organizace školení a rozvoje talentů, provádění interních šetření, implementace interních politik Voltu, správa počtu členů, správa centrální databáze členů a plánování projektů. Můžeme použít vaši fyzickou adresu pro zaslání propagačních materiálů nebo aktualizací poštou.

Mediální kampaně: pro komunikaci s našimi členy, podporovateli a odběrateli našich zpravodajů využijeme vaše osobní údaje k zasílání relevantních aktualizací. Budeme sledovat dosah našich zpráv, abychom informovali o našich mediálních kampaních. Také budeme zaznamenávat určité informace týkající se komunikace členů Voltu a ukládat a používat údaje z interakcí, které s námi máte. Například při podpisu našich petic použijeme údaje, které nám poskytnete, abychom vás přidali na seznam podporovatelů petice, kterou jste podepsali.

Poplatky, platby a dary: sběr a evidence (členských) poplatků a darů, prodej vstupenek, žádosti o proplacení výdajů a účtenky. Při provádění plateb nebo darů můžeme k provedení transakce využít zprostředkovatele, který bude jednat jako správce vašich platebních údajů. Přesto budeme zpracovávat údaje o vašich darech, fakturách a účtenkách, abychom vyhověli našim zákonným a fakturačním povinnostem podle platných právních předpisů. Tyto údaje budeme také zpracovávat, abychom personalizovali naši komunikaci s vámi. Pokud během jednoho roku darujete kumulativně částku přesahující 3 000 EUR, musíte rovněž souhlasit s tím, že vaše identita bude veřejně dostupná. Pokud tento souhlas neposkytnete, budeme povinni váš dar odmítnout nebo jej vrátit snížený o administrativní poplatky v souladu s naší darovací politikou.

Personální a finanční administrativa (zejména pro zaměstnance a externí pracovníky): správa personálu, včetně platů, mezd, vedlejších výhod, zdravotních nebo jiných benefitních programů, proplácení výdajů, řízení procesu ukončení pracovního poměru, správa stížností a nároků zaměstnanců, provádění etických a disciplinárních šetření.

Správa přístupových práv: správa přístupu k kancelářím a softwarovým aplikacím.

Soulad s předpisy: dodržování platných právních požadavků a našich politik, provádění auditů a vyšetřování.

Analýza dat: Můžeme použít vaše údaje v agregované a anonymizované podobě k provádění analýz dat. Pokud jste zaměstnanec, můžeme také využít vaše údaje k pochopení a zlepšení výkonu a produktivity naší pracovní síly a k analýze budoucích potřeb naší pracovní síly.

Právní základ

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze tehdy, pokud existuje platný právní základ. Tento základ může být jakýkoli z následujících:

  • Váš souhlas se zpracováním vašich osobních údajů pro jeden nebo více konkrétních účelů. To platí například, pokud souhlasíte s používáním cookies na webové stránce Volt nebo se zasíláním reklamních materiálů.

  • Zpracování je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž jste stranou. Například za účelem zpracování objednávek, které jste zadali, nebo jakýchkoli jiných transakcí s námi.

  • Zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na nás vztahuje. Například abychom dostáli našim daňovým a účetním povinnostem.

  • Volt nebo třetí strany mají oprávněný zájem na zpracování vašich osobních údajů. Například Volt má oprávněný zájem na zpracování osobních údajů pro účely tvorby politik, rozvoje aktivit a interních analýz. Při používání vašich údajů na tomto základě vždy zvážíme, zda náš oprávněný zájem nepřevažuje nad vašimi zájmy v oblasti ochrany soukromí.

  • Pokud se jedná o citlivé nebo jiné zvláštní kategorie osobních údajů: v rámci našich oprávněných aktivit jako politické organizace na základě vašeho souhlasu nebo jiných výjimek uvedených v článku 9 odst. 2 GDPR.

Kdy shromažďujeme vaše údaje?

Většinu údajů, které zpracováváme, poskytujete Voltu přímo vy. Například údaje shromažďujeme a zpracováváme, když:

  • se zaregistrujete online nebo zadáte objednávku pro některou z našich akcí či služeb;

  • se přihlásíte k odběru newsletteru;

  • poskytnete dar nebo provedete jinou platbu;

  • dobrovolně vyplníte průzkum nebo poskytnete zpětnou vazbu na některém z našich diskuzních fór nebo e-mailem;

  • požádáte o volnou pracovní pozici u Voltu nebo o členství;

  • stanete se dobrovolníkem v evropském nebo místním týmu;

  • používáte nebo navštěvujete naše webové stránky prostřednictvím vašeho prohlížeče;

  • obrátíte se na naši zákaznickou podporu.

Volt může také vaše údaje získat nepřímo z následujících zdrojů:

  • Účty na sociálních sítích: kdykoli s námi komunikujete prostřednictvím našich účtů na sociálních sítích nebo nás kontaktujete, mohou informace, které nám poskytnete, zahrnovat osobní údaje. Tyto osobní údaje můžeme zpracovávat pro správu těchto účtů. Pokud o nás sdílíte jakékoli informace prostřednictvím sociálních médií, sdílené informace, které mohou obsahovat osobní údaje, budou viditelné pro návštěvníky vašich osobních stránek (profilů).

Volt nenese odpovědnost za obsah, soukromí a bezpečnost jiných webových stránek, aplikací nebo kanálů sociálních médií. Tyto webové stránky a aplikace nejsou pokryty tímto Oznámením o ochraně osobních údajů, a proto vám doporučujeme pečlivě přečíst prohlášení o ochraně soukromí a používání cookies na těchto webových stránkách, aplikacích a sociálních médiích, která se vztahují na zpracování vašich osobních údajů těmito třetími stranami. Když na tyto odkazy kliknete, můžete být přesměrováni na různé webové stránky, na které se naše zásady ochrany soukromí nevztahují. Nemůžeme zaručit, že tyto odkazy vedou na nejaktuálnější verze.

Níže naleznete odkazy na zásady ochrany osobních údajů u třetích stran, které se mohou vztahovat na zpracování vašich osobních údajů:

Jak uchováváme vaše data a na jak dlouho?

Vaše data ukládáme na serverech spravovaných společností Volt a/nebo našimi poskytovateli IT služeb. Vaše osobní údaje jsou zabezpečeny podle našich právních, technických a organizačních opatření, která chrání osobní informace před neoprávněným použitím, přístupem, manipulací, ztrátou nebo zničením.

Vaše data budou uchovávána po dobu nezbytnou k naplnění účelu, pro který byla shromážděna. Po uplynutí této doby budou vaše údaje okamžitě smazány nebo anonymizovány, pokud nebudeme ze zákona povinni nebo oprávněni vaše údaje uchovat, například kvůli zajištění, výkonu nebo obraně právních nároků. Při stanovení doby uchovávání bereme v úvahu různé faktory, jako je typ smlouvy, kterou jsme s vámi uzavřeli, povaha a délka našeho vztahu s vámi, zákonné povinnosti uchovávání údajů a příslušné promlčecí lhůty.

Pro účely analýzy dat mohou být agregované nebo anonymizované podmnožiny vašich dat zpracovávány a uchovávány samostatně. Jelikož tato data neobsahují identifikovatelné osobní údaje, mohou být uchovávána a zpracovávána i po vymazání původního datového souboru.

Pokud jste člen, příznivec nebo zaměstnanec a máte přístup k účtu Volt a/nebo jakýmkoli dalším online nástrojům, které používáme pro interní spolupráci a komunikaci, a po delší dobu jste tento účet či nástroje nepoužívali nebo došlo k ukončení vaší pracovní smlouvy, vyhrazujeme si právo váš účet smazat a/nebo omezit váš přístup k online nástrojům Voltu, pokud to považujeme za nutné. V důsledku toho mohou být osobní údaje uložené na účtu ztraceny.

Jak sdílíme osobní údaje a kdo má přístup k vašim osobním údajům?

Můžeme sdílet informace s třetími stranami s vaším souhlasem nebo v následujících případech:

  • Poskytovatelé služeb nebo zpracovatelé. Vaše osobní údaje můžeme sdílet s externími poskytovateli služeb, které angažujeme v oblasti vývoje aplikací, hostingu, provozu nebo jiných služeb. Tyto třetí strany mohou získat přístup k osobním údajům nebo je zpracovávat v rámci služeb, které poskytují. Množství osobních údajů poskytovaných těmto poskytovatelům služeb omezujeme na minimum nezbytné pro plnění jejich úkolů a vyžadujeme, aby souhlasili s udržením stejné úrovně zabezpečení a důvěrnosti osobních údajů. Poskytovatelé služeb nebo zpracovatelé jsou povinni chránit vaše osobní údaje adekvátně a v souladu se smlouvami, které splňují požadavky právních předpisů, a to i při zpracování vašich dat mimo Evropský hospodářský prostor.

  • Soulad se zákony a vynucování práva. Vaše osobní údaje můžeme zveřejnit, pokud jsme k tomu ze zákona povinni nebo pokud se domníváme, že je to nezbytné: (i) k udržení bezpečnosti nebo integrity našich služeb, (ii) k ochraně oprávněných zájmů, práv a majetku společnosti Volt nebo k zajištění bezpečnosti Voltu, jeho členů nebo jiných osob, (iii) k dodržení požadavků soudních nebo úředních řízení či regulátorů, nebo (iv) k odpovědi na jiné právní procesy namířené proti nám.

  • Agregovaná data. Můžeme sdílet agregovaná data s třetími stranami. To nezahrnuje žádné informace, které by vás mohly identifikovat.

Kromě toho, pokud jde o interní uživatele, musí mít v rámci naší činnosti přístup k vašim osobním údajům určité osoby uvnitř i mimo naši organizaci. Tento přístup zajišťujeme bezpečným způsobem a na základě potřeby.

  • Členové personálu a správní rada: mají přístup k vašim údajům v rozsahu potřebném k vykonávání svých úkolů (například personální oddělení při rozhodování o žádosti, tým komunikace nebo kancelář generálního tajemníka při poskytování aktualizací, nebo IT tým pro provoz, údržbu a zajištění přístupu k naší IT infrastruktuře). Náš personál je smluvně vázán mlčenlivostí a vaše osobní údaje nikdy nebude sdílet mimo Volt, pokud k tomu nedáte souhlas.

  • Týmy Voltu: některé osobní údaje, jako například vaše kontaktní údaje, mohou být poskytnuty dalším členům Voltu, pokud je to nezbytné pro výkon jejich úkolů (například místnímu koordinátorovi ve vašem městě pro účely onboardingu nebo lokálnímu týmu kampaní či komunikačnímu týmu pro komunikaci s vámi).

Přenos dat do zahraničí

Vaše osobní údaje můžeme předávat příjemcům v zemích mimo Evropskou unii a Spojené království, jejichž zákony nemusí poskytovat stejnou úroveň ochrany údajů. V takových případech zajistíme, aby byla přijata vhodná bezpečnostní opatření na ochranu vašich osobních údajů, abychom splnili naše zákonné povinnosti. Vhodným bezpečnostním opatřením může být smlouva o ochraně osobních údajů s příjemcem obsahující standardní smluvní doložky schválené příslušnými orgány pro předávání osobních údajů do třetích zemí. Pro více informací o výše popsaných předáních a vhodných bezpečnostních opatřeních na ochranu těchto předání nás prosím kontaktujte pomocí níže uvedených kontaktních údajů.

Jaká jsou vaše práva?

Rádi bychom se ujistili, že jste si plně vědomi všech svých práv na ochranu osobních údajů. Máte následující práva:

Právo na přístup. Máte právo získat informace týkající se vašich osobních údajů, které zpracováváme.

Právo na opravu. Máte právo požadovat, aby společnost Volt opravila nebo doplnila údaje, o kterých se domníváte, že jsou nepřesné nebo neúplné.

Právo na výmaz. Máte právo požadovat, abychom za určitých podmínek vymazali vaše osobní údaje. Toto právo můžete uplatnit, pokud vaše osobní údaje zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů, jako je obecná správa lidských zdrojů, zpřístupnění pro účely auditu a výkaznictví, interní vyšetřování, správa bezpečnosti sítě a informačních systémů nebo ochrana majetku společnosti Volt. Toto nezahrnuje případy, kdy jsou osobní údaje používány na základě zákonné nebo smluvní povinnosti. Upozorňujeme, že společnost Volt může mít oprávněné důvody nad rámec tohoto rozsahu, které mohou odůvodnit zamítnutí žádosti.

Právo omezit zpracování. Máte právo požadovat, aby společnost Volt za určitých podmínek omezila zpracování vašich osobních údajů.

Právo vznést námitku proti zpracování. Máte právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů společností Volt za určitých podmínek. To se může týkat například toho, že vaše údaje jsou zastaralé; že zpracování není nezbytné nebo je nezákonné; že odvoláte svůj souhlas; nebo že zjistíme, že bychom měli vyhovět námitce, kterou jste vznesli proti našemu zpracování. V některých situacích můžeme potřebovat uchovávat vaše osobní údaje na základě právní povinnosti nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Právo na přenositelnost údajů. Máte právo požadovat, abychom údaje, které jsme shromáždili, za určitých podmínek a v přijatelných formátech přenesli na jinou organizaci nebo přímo na vás.

Pokud chcete uplatnit některé z těchto práv, kontaktujte nás prosím zasláním e-mailu na adresu: [email protected].

Vezměte prosím na vědomí, že existují výjimky a omezení vašich práv. Můžeme například účtovat přiměřený poplatek nebo odmítnout neopodstatněné či nadměrné žádosti. To platí v případě neoprávněně opakovaných žádostí. Za určitých okolností můžeme odmítnout vyřízení vaší žádosti nebo omezit vaše práva, pokud by vaše žádost mohla ovlivnit práva a svobody třetích stran, bránit provádění nebo prosazování zákonů, bránit probíhajícím nebo budoucím soudním sporům nebo porušovat platné právní předpisy. Máte právo kdykoli podat stížnost u vnitrostátního orgánu pro ochranu osobních údajů.

Soubory cookie (v příslušných případech)

Soubory cookie jsou textové soubory umístěné ve vašem počítači za účelem shromažďování standardních informací o internetových protokolech a chování návštěvníků. Snažíme se používat co nejméně souborů cookie, ale nemůžeme se bez nich zcela obejít. Používáme pouze funkční a nezbytné soubory cookie, které neukládají žádné osobní údaje. Další informace o typech souborů cookie, které používáme, naleznete v našem oznámení o souborech cookies.

Změny našich zásad ochrany osobních údajů

Naše zásady ochrany osobních údajů pravidelně kontrolujeme a veškeré aktualizace zveřejňujeme na této webové stránce. Pravidelně se seznamujte se změnami a doplňky. Datum revize bude označovat, kdy byly změny provedeny, a bude sloužit k tomu, abychom vás informovali o změnách tohoto oznámení o ochraně osobních údajů. Nově upravené nebo doplněné Oznámení o ochraně osobních údajů bude platit od tohoto data revize.

Tyto zásady ochrany osobních údajů byly naposledy aktualizovány dne 31. října 2024. 

Jak nás kontaktovat

V případě jakýchkoli dotazů a pro každou stížnost nebo žádost o uplatnění vašich práv se můžete obrátit na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů na adrese [email protected]. Na všechny žádosti obvykle odpovíme do 30 dnů. 

Pro interní uživatele: Pokud se váš dotaz týká místní pobočky Voltu, zajistíme, aby byl váš dotaz předán příslušné kontaktní osobě této pobočky Voltu. Pokud chcete kontaktovat přímo místní pobočku Volt, nahlédněte do tohoto seznamu.

Naše poštovní adresa je:

VOLT EUROPA A.I.S.B.L., Boulevard Bischoffsheim n° 39 boîte 4, 1000 Bruxelles, BE 0730.949.438.

Jak podat stížnost

Máte právo obrátit se na Národní dozorový úřad své země. Seznam národních úřadů všech členských států EU a jejich kontaktní údaje naleznete zde. V České republice je tímto úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů: https://uoou.gov.cz/.